Инструкция для секретаря по делопроизводству в поликлинике

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Уважаемые работодатели, очень вас прошу проводите качественные собеседования, и прочитайте предлагаемую статью, чтоб знать что требовать от секретаря делопроизводителя. Визовый экземпляр подписанной доверенности хранится в подразделении аппарата Правительства, осуществлявшем регистрацию доверенности и ее выдачу.Деловое (служебное) письмо104. Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем текста документа.

Смотрите также: Инструкция по эксплуатации снегоочистителя сдп

Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы. Эта информация размещается на стендах или официальном сайте организации. Формировать и хранить дела у исполнителей запрещается, поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину он обязан все документы, включая экземпляр КРК, передать ответственному за работу с обращениями граждан для централизованного формирования дела. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Смотрите также: Презентация половые железы человека

Смотрите также: Инструкция по охране труда для для резчика на ленточных пилах

Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. При этом руководитель организации должен держать этот участок работы под личным контролем. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и др., руководитель назначает в резолюции исполнителя (исполнителей), а документ передается на исполнение.

Оттиск печати не должен захватывать подпись должностного лица.На документах финансового характера оттиск печати проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Проект ответа должен готовиться очень тщательно, а принимаемое решение опираться на законодательство РФ, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина направить обращение. Петиция – коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства. В какой форме можно подавать обращение Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Вот тут как раз и нужен просто секретарь. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения.

Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Сведения о месте (расположение и номер кабинета, помещения) и времени (дни и часы) приема должны быть доступны для граждан. Вводная часть Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Например: 21 — 24.07.2009. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой. Автору обращения может быть направлено только письмо-уведомление о направлении запросов в другие организации для принятия решения по его обращению. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.73. В служебных письмах (исходящих письмах, внутренних письмах) визы проставляются на экземпляре документа, помещаемом в дело. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству организации.

Повторно направлено 05.03.2012 Передача на рассмотрение Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Этап 6. Уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения Автору обращения должно быть направлено уведомление о длительном сроке рассмотрения обращения, если для принятия решения требуется специальное изучение или дополнительная проверка. Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Подготовка материалов… Требования Умение работать с офисной техникой; Знание пакета офисных программ (Power Point, Excel, Word, Outlook); Активность, стрессоустойчивость, ориентация на результат. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству организации в день их поступления. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Гражданин при личном приеме обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. В организации, осуществляющей прием граждан, может вестись журнал предварительной записи посетителей. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя. Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Этап 8. Контроль за сроками исполнения документов Важно помнить, что контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений ведется за каждый полученным обращением. Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение — непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя. Секретарь руководителя ведет регистрационно-контрольную карточку (РКК) или журнал, где фиксируются как устные, так и письменные обращения граждан. Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции. Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция.

Похожие записи: